Wem gehören meine Daten? Social Media im Job
Anmelden und los gehts! Die Nutzung von sozialen Medien scheint einfach. Aber wie lässt sich hierbei die eigene Privatsphäre schützen? Darüber sollten sich Angestellte mit ihren Arbeitgebern gemeinsam austauschen.

Wem gehören meine Daten? Social Media im Job

Soziale Netzwerke stehen in der Kritik, weil Datenschutz und Privatsphäre nicht gewährleistet werden. Beruflich geht es aber manchmal nicht ohne Facebook und Co.

Text: Nicole Kretschmer

Ob für die Bewerbungsphase oder eine Marketingkampagne: Facebook, Twitter und Co. sind in der Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Laut dem Social-Media-Atlas 2018 nutzt fast jede/r zweite Beschäftigte soziale Medien im Beruf. Dabei fehlen jedoch häufig eindeutige Regelungen. Gerade beim Schutz von Daten und der Privatsphäre von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die Social-Media-Kanäle für ihren Arbeitgeber bespielen, hinkt die Gesetzgebung hinterher.

So schaffen die Anbieter der Portale und Dienste eigene Vorgaben, die zum Teil nicht nur dem Schutz der Persönlichkeitsrechte zuwiderlaufen, sondern Nutzerinnen und Nutzern einem Dschungel an individuellen Regelungen aussetzen. Das stellt Beschäftigte vor knifflige Fragen: Kann mein Chef mich zwingen, ein bestimmtes Netzwerk zu benutzen? Ist beim jeweiligen Anbieter eine Trennung zwischen privater und dienstlicher Nutzung möglich? Muss ich mein privates Konto nutzen? Und was muss ich beachten, wenn ich im Auftrag meiner Chefin Inhalte veröffentliche und Kontakte knüpfe?

Die Antworten darauf kann man leider nicht schnell im Internet recherchieren, denn wirklich tiefergehende Artikel sucht man hier vergebens. Auch Arbeitgeber scheinen mit dem Thema überfordert zu sein, denn in den wenigsten Unternehmen, Organisationen oder Projekten wird auf die Problematik hingewiesen.

Was dürfen Arbeitgeber verlangen?

Ob Angestellte überhaupt soziale Medien im Berufsalltag nutzen müssen, hängt davon ab, welchen Job sie ausüben. Wer im Marketing, in der Öffentlichkeitsarbeit oder in der Kommunikationsabteilung arbeitet, wird höchstwahrscheinlich bereits im Stellenprofil auf das Bespielen von Social-Media-Kanälen stoßen. Hier gehört es also zwingend zum Job dazu, über diese Wege mit Dritten zu kommunizieren.

Häufig werden Fachkräfte aber auch in anderen Bereichen mit der Nutzung von sozialen Medien konfrontiert. Denn viele Arbeitgeber verfügen nicht über eine Kommunikationsabteilung, und so tauchen Facebook, Twitter und Co. zunehmend in ganz unterschiedlichen Berufen auf. In Bildungsprojekten sorgen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Beispiel häufig selbst dafür, dass die Inhalte über Social Media die jeweilige Zielgruppe erreichen.

Auch Lehrkräfte können damit beauftragt werden, den Facebook-Account ihrer Schule zu managen, obwohl das nicht primär zu ihren Aufgaben gehört. Ebenso kann es Hochschulmitarbeiter/innen oder Wissenschaftler/innen in einem Forschungsprojekt ergehen: Wenn im soziologischen Institut die Anmeldefristen für Seminare verlängert werden oder es eine neue Fachtagung gibt, teilen das die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihren Studierenden über die Facebook-Seite des Instituts mit.

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Schließlich entstehen für die Arbeitgeber keine zusätzlichen Kosten, und gerade die jüngeren Zielgruppen werden über die sozialen Medien auch erreicht. In der Regel haben Arbeitgeber im Rahmen ihrer Weisungsbefugnis also das Recht, diese Aufgaben ihren Angestellten zu übertragen. Die Privatsphäre der jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollte bei der Nutzung von sozialen Medien aber ebenfalls geschützt werden.

Unterstützung erhalten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer hier von der deutschen Datenschutzverordnung: „Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten sind nur zulässig, soweit dieses Gesetz oder eine andere Rechtsvorschrift dies erlaubt oder anordnet oder der Betroffene eingewilligt hat (Paragraph 4 Absatz. 1 Bundesdatenschutzgesetz).“ Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter also noch nicht bei einem Portal angemeldet ist und das aus persönlichen Gründen auch nicht möchte, ist es grundsätzlich zulässig, sich dagegen auszusprechen. Dadurch ist es immer eine Einzelfallentscheidung, ob Arbeitnehmer/innen sich dazu verpflichten müssen, eine solche Aufgabe zu übernehmen, wenn sie nicht eindeutig im Arbeitsvertrag verankert ist.

Datenschutz und Privatsphäre

Häufig ist den Arbeitgebern die Tragweite der Nutzung von sozialen Netzwerken in Bezug auf den Schutz der Privatsphäre und der Daten von Beschäftigten gar nicht bewusst. Angestellte hören dann häufig nur ein: „Ach, könnten Sie nicht mal kurz den Beitrag auf Facebook teilen?“ Und schon sind sie Social-Media-Manager/in.

Da mit der Nutzung von sozialen Netzwerken allerdings auch ein Nutzungsrecht an personenbezogenen Daten wie Name, Alter und Geschlecht auf die Dienste übergeht, können die Mitarbeiter/innen nicht ausreichend geschützt werden. Arbeitnehmer/innen, die vorab noch kein Profil auf der Plattform besitzen, werden dann zum Beispiel sichtbar.

Aber auch die Daten von Beschäftigten, die bereits ein privates Konto besitzen, müssen geschützt und ihre Privatsphäre akzeptiert werden. Häufig ist jedoch die Erstellung und Betreuung einer Unternehmensseite nur mit Hilfe von privaten Konten möglich – beispielsweise auf Facebook und Xing. Eine Trennung von privater und dienstlicher Nutzung ist nicht mehr gewährleistet, da der Anbieter diese Daten zusammenführen kann.

Spitznamen und Zweitkonto

Soziale Netzwerke sind auch bei Datenschützer/innen nicht sonderlich beliebt. Skandale und Datenlecks, von denen soziale Netzwerke betroffen sind, können für Unternehmen und deren Mitarbeiter/innen unangenehme Folgen haben. Wenn beispielsweise Nutzerdaten von den Portalen weitergegeben werden, können diese für andere Zwecke genutzt werden.

Das ist aber nach deutschem Datenschutzrecht nur erlaubt, wenn es gegen kein geltendes Recht verstößt oder die Person, der die Daten gehören, zugestimmt hat. Die Zustimmung und somit die Übertragung des Nutzungsrechts der eigenen Daten an die Portale erfolgt jedoch meist, indem man die AGBs akzeptiert. Macht man das nicht, ist die Nutzung des jeweiligen Dienstes nicht möglich.

Inwiefern ein Unternehmen sicherstellen muss, dass die Daten seiner Angestellten geschützt sind, ist oft nicht eindeutig geregelt. Datenschützer/innen empfehlen daher, in sozialen Netzwerken zumindest Spitznamen zu gebrauchen und ein Zweitkonto anzulegen, wenn soziale Medien auch im Job genutzt werden. Doch so einfach es klingt, ein zweites Konto anzulegen, um privates und dienstliches zu trennen, ist es meistens nicht. Denn auf vielen Portalen ist nur ein einziges Profil pro Person gestattet.

Facebook

Facebook macht es seinen Nutzerinnen und Nutzern beispielsweise sehr schwer, Berufliches und Privates zu trennen. In den AGBs heißt es: „Facebook ist eine Community, in der die Menschen ihre authentischen Identitäten verwenden. Es verstößt gegen die Standards der Facebook-Community, mehr als ein persönliches Konto zu verwenden.“

Ein Zweitkonto anzulegen, ist bei Facebook schwierig. Eine Anmeldung mit dem gleichen Namen ist kaum möglich, wenn andere Daten wie Geburtsdatum, Wohnort oder Ähnliches übereinstimmen. Durch Gesichtserkennungssoftware und die Speicherung des Gerätestandorts werden Zweitkonten teilweise innerhalb von Sekunden aufgespürt. Verwendet man für das offizielle Geschäftskonto dann seinen Klarnamen, kann es passieren, dass das private Profil mit Spitznamen gesperrt wird. Die Freischaltung eines gesperrten Accounts funktioniert in einem solchen Fall nur noch mit der Einsendung von Ausweisdokumenten.

Facebook setzt aber noch einen oben drauf, denn das Betreiben einer Unternehmensseite ist bei Facebook unmöglich ohne Privat-Account. Über den Facebook-Business-Manager können Unternehmen Seiten und Werbekonten verwalten sowie Mitarbeiter/innen Zugang gewähren. Als der Business-Manager eingeführt wurde, war es auch möglich, Beschäftigte ohne Facebookprofil hinzuzufügen. Mittlerweile ist das nicht mehr möglich. Somit haben Unternehmen auch keine Wahl mehr.

Instagram

Im Gegensatz zu Facebook bietet Instagram sogar verschiedene Möglichkeiten, private und geschäftliche Accounts anzulegen. Erstens ist es nicht nötig, einen Privat-Account zu haben, um ein Unternehmenskonto anzulegen. Zweitens verzichtet Instagram in den AGBs auf die Klarnamenspflicht und das Verbieten von Zweitkonten. Zu guter Letzt ist es auf Instagram möglich, sowohl private wie auch Business-Accounts anzulegen und diese gleichzeitig auf einem Gerät zu nutzen. Eine Anleitung gibt es hier: www.tinyurl.com/instagram-konten.

Allerdings übertragen die Nutzerinnen und Nutzer auch hier ein Nutzungsrecht an den Inhalten sowie den persönlichen Daten an den Dienst. Genauer dazu heißt es in den AGBs von Instagram, dass die Nutzer/innen dem Dienst, die Berechtigung erteilen, Benutzernamen, Profilbild sowie Informationen über Beziehungen zu und Handlungen mit Konten, Werbeanzeigen und gesponserten Inhalten verwenden zu dürfen. Insbesondere, wenn ein privates Profil genutzt wird, um Aktivitäten eines Unternehmens auf Facebook oder Instagram zu teilen, müssen Angestellte also darauf hingewiesen werden, dass sie Nutzungsrechte an ihren Daten weitergeben.

Twitter

Twitter scheint gegenüber der Nutzung von mehreren Accounts offen zu sein, denn hier finden sich keine Hinweise in den AGBs, die ein Zweitkonto verbieten. In den Twitter-Regeln heißt es lediglich: „Du darfst dich auf Twitter nicht als eine andere Person, Gruppe oder Organisation ausgeben, um andere zu täuschen, fehlzuleiten oder zu hintergehen oder dies zu versuchen. Du darfst zwar Parodie-, Fan-, Kommentar- oder Nachrichten-Accounts unterhalten, aber nicht, wenn der Account beabsichtigt, Spam zu verbreiten oder Missbrauch zu betreiben.“ Eine Unternehmensseite kann einfach mit einer E-Mail-Adresse und ohne privates Profil angelegt und betreut werden.

Aber durch die Nutzung von Twitter übertragen auch hier die Nutzer/innen Nutzungsrechte an den Dienst. Durch die Bereitstellung der Inhalte wird Twitter und seinen Partnern „eine weltweite, nicht ausschließliche, unentgeltliche Lizenz“ gewährt sowie die Erlaubnis, „Inhalte in sämtlichen Medien und über sämtliche Verbreitungswege (die gegenwärtig bekannt sind oder in Zukunft bekannt sein werden) zu verwenden, zu vervielfältigen, zu reproduzieren, zu verarbeiten, anzupassen, abzuändern, zu veröffentlichen, zu übertragen, anzuzeigen und zu verbreiten“.

Wie auch bei Facebook und Instagram tritt diese Vereinbarung durch die Anmeldung eines Profils in Kraft. Arbeitgeber und Angestellte sollten daher nicht nur einen sensiblen Umgang mit den Daten pflegen, sondern auch mit den Inhalten, die sie online stellen. Wer soziale Netzwerke nutzt, muss sich darüber im Klaren sein, dass die geposteten Inhalte weiterverwendet und verändert werden dürfen. Beachtet werden müssen beim Posten also auch Urheberrechte und Persönlichkeitsrechte Dritter.

Xing

Xing-Nutzer/innen werden ähnlich wie bei Facebook dazu genötigt, private und dienstliche Aufgaben miteinander zu verbinden. Ein zweites Profil anzulegen, wird von der Karriereplattform nicht gestattet. Unter Punkt 2.8 der AGBs steht: „Jeder Nutzer darf nur ein Nutzerprofil anlegen. Der Nutzer darf Dritten nicht gestatten, das eigene Nutzerprofil zu nutzen.“ Ein gemeinschaftlich genutztes Profil ist damit bei Xing untersagt.

Des Weiteren ist es möglich, eine Unternehmensseite oder eine Business-Page (zum Beispiel für Produkte) anzulegen. Für beide Varianten benötigt der Beauftragte aber eine Mitgliedschaft bei Xing. Ohne Privatkonto ist somit die Erstellung und Betreuung einer Unternehmensseite oder Business-Page nicht möglich. Zudem müssen Nutzer/innen in ihrem privaten Profil ihr Unternehmen angeben, damit sie als Editor einer Seite hinzugefügt werden können. Eine Trennung von privaten und geschäftlichen Aktivitäten ist somit nicht möglich.

Whatsapp und Snapchat

Diese beiden Dienste sind sowohl im Marketing relevant als auch bei Beschäftigten beliebt, um sich untereinander in Gruppen zu organisieren. Jedoch wird auch hier die Trennung von privater und dienstlicher Nutzung aufgehoben, wenn private Handynummern zur Anmeldung genutzt werden. Das lässt sich zum einen umgehen, wenn Mitarbeiter/innen ein Diensthandy mit eigener Nummer dafür nutzen. Zum anderen gibt es Alternativen zu Whatsapp und Snapchat, die ohne Handynummer auskommen, wie zum Beispiel Threema, Hangouts und Skype.

Mit der Nutzung räumen sich beide Dienste ein Nutzungsrecht der Daten ein, unter anderem auch die Nutzung von Sprachnachrichten und Profildaten. Bei Snapchat steht dazu in den AGBs: „Außer für öffentliche Inhalte, gewährst du Snap Inc. und unseren verbundenen Unternehmen eine weltweite, gebührenfreie, unterlizensierbare und übertragbare Lizenz zum Hosten, Speichern, Verwenden, Anzeigen, Reproduzieren, Verändern, Anpassen, Bearbeiten, Veröffentlichen und Verteilen aller Inhalte, die du an die Services übermittelst.“

Arbeitgeber müssen aus diesem Grund auch ihre Mitarbeiter/innen auf die Datenschutzbestimmungen hinweisen, wenn sie sich in Arbeitsgruppen über diese Dienste organisieren. Denn das Teilen von beispielsweise Entwürfen der Poster für die neue Marketingkampagne oder der Austausch über andere betriebsinterne Informationen kann die Verschwiegenheitserklärung des Arbeitsvertrags verletzen, da Whatsapp und Snapchat prinzipiell Nutzungsrechte an den geteilten Inhalten erhalten.   

Was darf ich posten?

Sobald Angestellte sich im Auftrag des Unternehmens um den Auftritt bei Facebook, Xing und Co. kümmern, müssen sie sich im Umgang mit sozialen Medien an die Richtlinien des Unternehmens halten – sofern es welche gibt. Sie sollten schriftlich festgehalten sein und der Arbeitnehmerin oder dem Arbeiternehmer vor Beginn der Tätigkeit ausgehändigt werden.

Generell kann der Arbeitgeber der Betreuerin oder dem Betreuer des Social-Media-Accounts Inhalte vorschreiben, die sie oder er zu veröffentlichen hat. Allerdings sind Angestellte nicht dazu verpflichtet, Beiträge mit privaten Accounts zu liken oder zu teilen, da die Weisungsbefugnis nicht die persönliche Lebensgestaltung der Angestellten umfasst. Ferner darf der Arbeitgeber nicht die Angabe des Arbeitgebers auf dem Privatprofil fordern oder verbieten, da das eine unzulässige Einschränkung der Freiheiten der Arbeitnehmer/innen darstellt.

Dennoch sind Beschäftigte ihrem Arbeitgeber zu Loyalität und Verschwiegenheit verpflichtet – auch in sozialen Netzwerken. Weder Betriebsgeheimnisse noch unwahre Äußerungen dürfen veröffentlicht werden. Bei Kritik ist die Sachlage schwieriger, denn grundsätzlich besteht das Recht auf freie Meinungsäußerung. Wenn es zu Streitfällen kommt, müssen Gerichte über arbeitsrechtliche Konsequenzen entscheiden. Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter gegen festgelegte Regelungen zur Nutzung von sozialen Medien verstößt, kann der Arbeitgeber sie entsprechend abmahnen oder sogar eine Kündigung (ordentlich und/oder außerordentlich) aussprechen.

Und nach der Kündigung?

Doch was passiert, wenn Beschäftigte den Betrieb verlassen? Prinzipiell sind Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer dazu verpflichtet, in einem solchen Fall sämtliche Zugangsdaten für die Nutzerkonten des Unternehmens zur Verfügung zu stellen. Er oder sie muss gewährleisten, dass das Unternehmen weiterhin seine Geschäfte über diese Konten tätigen kann. Beschäftigte können wiederum verlangen, dass sämtliche personenbezogenen Daten im Kontext mit der Nutzung von sozialen Medien nach Ende des Arbeitsverhältnisses vom Unternehmen gelöscht werden.

Darüber hinaus ist zu beachten, dass das Recht an Inhalten, die in den sozialen Medien geteilt werden, der Arbeitgeber hat. Er kann auch die Herausgabe von geschäftlichen Kontakten verlangen oder die Löschung aus dem privaten Account. In der Praxis gestaltet sich dieses Verfahren jedoch schwierig, wenn ein privater Account für die Öffentlichkeitsarbeit genutzt wurde. In diesem Fall muss der Arbeitgeber nachweisen, dass ein Kontakt beispielsweise zwischen einer Mitarbeiterin und einem Kunden geschäftlich zustande gekommen ist. Auch hier empfiehlt es sich, vorab eine Regelung zu schaffen, wie mit solchen Kontakten zu verfahren ist.

Richtlinien für Social Media

Um Mitarbeiter/innen und Unternehmen vor Streitfällen zu bewahren, gibt es einige Maßnahmen, die man im Vorfeld ergreifen kann. Klare Regelungen zum Umgang mit sozialen Medien im Dienst können helfen, Missverständnissen vorzubeugen. Solche Richtlinien können als sogenannte Social-Media-Guidelines bereits mit dem Arbeitsvertrag ausgehändigt werden.

Diese Regeln sollten im besten Fall für alle Unternehmensangehörige gelten und ebenso Datenschutzhinweise und die Nutzung des Internets am Arbeitsplatz berücksichtigen. Sollte es noch keine entsprechenden Vorgaben im Unternehmen geben, muss der Betriebsrat – sofern vorhanden – der Einführung von „Social-Media-Guidelines“ zustimmen.

Für die Mitarbeiter/innen aus den Bereichen Öffentlichkeitsarbeit, Marketing und Kommunikation gibt es besondere Regeln, die vor Beginn der Tätigkeit klar kommuniziert werden sollten. In gesonderten Vereinbarungen muss zum Beispiel das Zugriffsrecht auf Social-Media-Konten geregelt werden. Das heißt, es muss festgelegt sein, wer geschäftliche Accounts nutzen darf und was nach dem Ausscheiden der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters mit diesen Zugriffsrechten passiert.

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Auch müssen Arbeitgeber berücksichtigen, wann und im welchem Umfang private Accounts im Dienst genutzt werden dürfen. Darüber hinaus ist es hilfreich, wenn Unternehmen festhalten, wie sie in sozialen Medien auftreten möchten. Vorgaben können zum Beispiel Sprache und Inhalte, aber auch die Form der Präsentation betreffen. Darüber hinaus ist eine Abstimmung darüber wichtig, welche Plattformen genutzt werden.

Arbeitgeber haben in diesem Zusammenhang auch die Pflicht, ihre Mitarbeiter/innen ausreichend weiterzubilden, damit ein angemessenes Verhalten in den Netzwerken und ein vertrauensvoller Umgang mit den Inhalten gewährleistet sind. Dazu sollten die Social-Media-Teams Kenntnisse – mindestens die Grundlagen – über allgemeines Persönlichkeitsrecht, Meinungsfreiheit, Urheber- und Markenrecht sowie den aktuellen Stand der Datenschutzbestimmungen haben.

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