Zu den Aufgaben des „Künstlerischen Betriebsbüros“ gehören die Planung und Koordination des Proben- und Spielbetriebs an Musikhochschulen, Opernhäusern und Theatern.

Text: Anja Schreiber

Die 31-jährige Lucia Stratan ist Violinistin und arbeitet seit mehr als fünf Jahren im „Künstlerischen Betriebsbüro“ (KBB) der Folkwang Universität der Künste in Essen. „Mir macht das Organisieren viel Spaß“, erklärt die Musikerin, die einen Master im Fach Orchesterspiel erworben hat. „Das Großartige an diesem Beruf ist, dass man wirklich etwas bewegen kann.“ Lucia Stratan erinnert sich gern an ihr erstes Projekt, ein sinfonisches Konzert mit über 80 Studierenden. „Als alles geklappt hat, war das ein tolles Gefühl.“

Interesse und Freude am Organisieren zeigte sie bereits in ihrem Studium: „Ich kann drei Schritte im Voraus denken. Das ist bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen sehr wichtig.“ So baten sie auch ihre Kommiliton*innen gerne um Hilfe, wenn es darum ging, ein Musikevent auf die Beine zu stellen. Denn sie behielt immer den Überblick. Hinzu kommt, dass die gebürtige Rumänin mehrere Sprachen spricht und in jeder Hinsicht kommunikationsstark ist: „Ich verstehe Texte sofort. Es fällt mir leicht, mich schriftlich und mündlich auszudrücken.“ Da ihr jetziger Beruf von ständiger Kommunikation mit Studierenden, Lehrenden und Techniker*innen geprägt ist, kommt ihr das sehr zugute.

Nach Beendigung ihres Masterstudiums machte sie ein Praktikum beim Künstlerischen Betriebsbüro des Orchesterzen­trums Nordrhein-Westfalen in Dortmund. Dieses ist für vier Musikschulen zuständig. Schneller als gedacht bekam die Violinistin dann eine Stelle: „Zuerst wurde ich an der Folkwang-Universität als Elternzeitvertretung eingestellt.“ Inzwischen hat sie einen festen Vertrag.

Große und kleine Events

Bei der Folkwang Uni ist Lucia Stratan für das Orchesterbüro und damit für die Organisation verschiedener Orchesterprojekte wie etwa für Folkwang Symphony oder für Kooperationskonzerte zuständig. „Das sind oft Besetzungen mit hundert Studierenden.“ Bei solch großen Konzerten gibt es für sie eine große Vielfalt an Aufgaben. Dazu gehören auch die Programmerstellung und die Probenplanung in Absprache mit den Dirigent*innen. „Ich bin auch die Schnittstelle zur Technik.

Einmal in der Woche gibt es Techniksitzungen, in denen wir den Bedarf klären und einen Einsatzplan erstellen.“ Bei großen Veranstaltungen kommen noch weitere Aufgaben auf Lucia Stratan zu. Sie betreut etwa Gastdirigent*innen und Gastmusiker*innen. Insgesamt finden an der künstlerisch-musischen Universität jährlich um die 400 Veranstaltungen statt „Auch die Raumdisposition für alle Events, Prüfungen und Lehrveranstaltungen gehört zu meiner Arbeit.“

In der aktuellen Corona-Zeit gibt es natürlich keine Veranstaltungen mit Publikum. Aber viele Veranstaltungen werden aufgezeichnet oder gestreamt. „Auch das muss organisiert werden.“. Ein entscheidender Unterschied zu den Zeiten vor der Pandemie ist, dass Lucia Stratan nun im Homeoffice sitzt. Aber die Arbeit ist in der Corona-Krise nicht weniger geworden.

„Nach dem ersten Lockdown, als wieder Studierende zum Üben und für den praktischen Unterricht in die Uni durften, ist mein Email-Eingang übergelaufen.“ Vor eine besondere Herausforderung stellen sie die Corona-Schutzmaßnahmen. „Orchesterprojekte können aktuell nicht stattfinden. Unterrichtet wird nur in Kleingruppen. Für alle gibt es spezielle Regeln, etwa für Tänzer*innen, Bläser*innen und Sänger*innen.“ Manchmal verlieren da selbst die Professor*innen den Überblick und fragen bei Lucia Stratan nach.

Administrative Aufgaben

Neben Kunst- und Musikhochschulen haben auch Theater, Opern- und Schauspielhäuser, aber auch Festspiel- und Konzertgesellschaften ihre eigenen KBBs, für die sie Fachkräfte suchen. Der größte Unterschied ist, dass das KBB an der Uni auch Aufgaben innerhalb des Studienbetriebes übernimmt. Denn Lucia Stratan organisiert nicht nur den Raumplan, sie hat auch weitere administrative Aufgaben im Rahmen des Studiums zu erledigen: So ist sie für die Anwesenheitskontrolle der Studierenden zuständig und meldet Credit Points an das Prüfungsamt.

Was in dem Beruf zählt, sind Organisationstalent, Sorgfalt, Verantwortungsbewusstsein und Kommunikationsfähigkeit. „Viele meiner Kolleg*innen haben wie ich ein künstlerisches Studium absolviert“, erzählt Lucia Stratan. Aber auch Leute mit einem Studienabschluss im Fach Musikwissenschaft oder Kulturmanagement arbeiten in Betriebsbüros. Wichtig ist, dass sie Interesse an der Organisation von Veranstaltungen haben.“

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