Elternzeit, Befristung oder Umstrukturierung – es gibt gute Gründe für ein Zwischenzeugnis. Doch Vorsicht: Viele Unternehmen deuten den Wunsch nach einem Zwischenzeugnis als geplanten Arbeitgeberwechsel. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt.

Text: Anne Prell

Ein Arbeitszeugnis gilt als offizielle Einschätzung der eigenen Arbeitsleistung und als essenzieller Bestandteil der eigenen Bewerbungsunterlagen. Doch nicht nur mit Abschluss eines Arbeitsverhältnisses, sondern schon während einer fortlaufenden Beschäftigung kann eine Beurteilung sinnvoll sein – und zwar mithilfe eines sogenannten Zwischenzeugnisses. Dr. Claudia Heser ist Leiterin für Personal und Organisationsentwicklung beim Bundesverband der deutschen Industrie (BDI) und Mitglied des Präsidiums des Bundesverbands der Personalmanager (BPM). Für sie sei ein Zwischenzeugnis die „aktuellste“ Beurteilung, die man vorlegen könne – und damit für künftige Chefinnen und Chefs besonders interessant.

Dabei spiele es keine Rolle, ob es sich um eine neue Stelle oder ein neues Projekt handle. Nach drei, vier Jahren im Job sei das letzte Abschlusszeugnis schlicht veraltet. Ein Zwischenzeugnis kann den eigenen Mehrwert für das Unternehmen schwarz auf weiß dokumentieren und wird so zum Moment der Reflexion: Welche Aufgaben liegen in meiner Hand? Welche Verantwortungen übernehme ich? Welche Kompetenzen stelle ich dem Unternehmen zur Verfügung? Diese Dokumentation der eigenen Leistungen kann innerhalb und außerhalb des Unternehmens als Verhandlungsbasis dienen.

Auch vor einer internen Umstrukturierung hilft ein Zwischenzeugnis, den eigenen Wert für das Unternehmen festzuhalten. Mit einem Wechsel in der Führungsriege könnte das Wissen um die eigene Kompetenz verloren gehen. Ein Zwischenzeugnis sorgt dafür, dass die oder die aktuelle Vorgesetzte den Wert des Mitarbeiters weiterkommuniziert. Auch bei einem Wechsel der Aufgaben ist es sinnvoll, die ehemaligen Tätigkeiten festzuhalten, um sie für die zukünftige Karriere dokumentieren zu können. Das Gleiche gilt für eine anstehende Elternzeit.

Während Mutterschutz und Familienzeit wird die eigene Karriere kaum vorangetrieben. Innerhalb des Unternehmens kann in dieser Zeit jedoch viel passieren: interne Umstrukturierung, Fusionen, Personalentscheidungen und neue Vorgesetzte. Umso wichtiger ist es, eine aktuelle Beurteilung der eigenen Leistungen in der Hinterhand zu haben. Unstimmigkeiten über den eigentlichen Umfang der Aufgaben und Verantwortlichkeiten können so schnell aus dem Weg geräumt werden.

Geschickt vorgehen

Es gibt demnach einige Situationen in der beruflichen Laufbahn, in der ein Zwischenzeugnis für die eigene Karriere nützlich sein kann. Nicht zuletzt, wenn der aktuelle Arbeitsplatz nicht mehr gefällt und die Jobsuche parallel vorangetrieben werden soll. Da ist es nur verständlich, dass Arbeitgeber*innen bei dem Wunsch nach einem Zwischenzeugnis hellhörig werden. Handelt es sich um den harmlosen Wunsch eines Zwischenstands oder um einen konkret geplanten Arbeitgeberwechsel? Umso wichtiger ist es, jedwedes Misstrauen direkt zu zerstreuen. Am besten gelingt das mit einer konkreten Begründung, die die unausgesprochene Frage „Wollen Sie uns etwa verlassen?“ im Keim erstickt.

Claudia Heser rät zu Offenheit und Transparenz: „In vielen Fällen sind die Gründe für den Zeugniswunsch unkritisch. Ansonsten hilft es, mit dem oder der Vorgesetzten oder den Personaler*innen darüber zu sprechen, statt nur zu schreiben.“ Wenn kein offensichtlicher Grund wie eine interne Umstrukturierung oder Elternzeit ansteht, muss besonders behutsam vorgegangen werden. Eine gute Strategie ist es, die eigene Entwicklung im Unternehmen herauszustreichen verbunden mit dem Wunsch, innerhalb des Unternehmens voranzukommen. Wer schon einige Jahre erfolgreich auf einer Position im Unternehmen arbeitet, ohne spürbar voranzukommen, kann ein Zwischenzeugnis auch geschickt als „Weckruf“ benutzen, um den Arbeitgeber an die eigenen Ambitionen zu erinnern.

Bei befristeten Arbeitsverträgen sieht die Sache wieder anders aus. Arbeitsverträge mit einer Dauer von nur einem Jahr zwingen die Arbeitnehmer*innen, sich frühzeitig nach einer Alternative umzuschauen. In einer solchen Situation ist es nur verständlich, dass ein Abschlusszeugnis für ein vollständiges Bewerbungsportfolio zu spät kommt. Ein gutes Vertrauensverhältnis zwischen Chefin und Angestellten hilft, die Gründe für ein Zwischenzeugnis offen darzulegen. Allerdings sei der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis gesetzlich nicht geregelt, erinnert Heser.

Deshalb gäbe es auch keine „Mindestdauer“ der Mitarbeit. Jedoch sollte das Arbeitsverhältnis schon mindestens so lange bestanden haben, dass eine Beurteilung der Leistungen möglich ist, also mindestens einige Monate: „Wenn es um einen sehr kurzen Zeitraum geht, kann oft nur ein einfaches Zeugnis ausgestellt werden – also eins, in dem die Tätigkeiten aufgeführt sind, aber die Leistungen nicht beurteilt werden.

In einigen Unternehmen ist der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis durch entsprechende Tarifverträge geregelt. Oft fehlen jedoch solche Vereinbarungen in Betrieben und somit auch der Rechtsanspruch auf ein Zwischenzeugnis. Claudia Heser rät, aktiv ins Gespräch zu gehen: „In einem Arbeitsverhältnis besteht dann ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis, wenn der oder die Beschäftigte ein berechtigtes Interesse daran hat. Das liegt zum Beispiel vor bei neuen Aufgaben, bei Versetzungen oder auch bei persönlichen Veränderungen wie einer Freistellung. Wenn ich ein Zwischenzeugnis haben möchte, muss ich dies daher auch begründen.“

Unter Umständen möchte der Arbeitgeber gerne ein Zwischenzeugnis ausstellen, findet aber nicht die Zeit dazu. Die Zusage auf ein Zwischenzeugnis liegt womöglich vor, aber bis zur Ausstellung vergehen Wochen und Monate. Dann ist es eine gute Strategie, das eigene Zwischenzeugnis selbst zu schreiben und dem Arbeitgeber*in nur zur Unterschrift vorzulegen. So erspart man dem Chef oder Chefin einiges an Arbeit und behält gleichzeitig die Kontrolle über den Inhalt. Ein großer Vorteil: Keine Aufgabe wird vergessen und die Bewertung liegt in der eigenen Hand.

Selbst verfassen

Wer sein Zwischenzeugnis selbst schreiben darf, begibt sich meist auf Neuland. Wie schreibt man ein Zwischenzeugnis? Was muss unbedingt rein, was ist optional? Claudia Heser beruhigt: „Ein qualifiziertes Zwischenzeugnis unterscheidet sich nicht wesentlich vom Endzeugnis. Es wird in aller Regel im Präsens verfasst und es wird kein Enddatum genannt. Meistens wird der Grund für die Ausstellung des Zwischenzeugnisses aufgeführt und der Arbeitgeber bedankt sich in der Schlussformel für die bisherige Zusammenarbeit.

Ansonsten wie auch sonst: Persönliche Daten des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin, Beginn des Beschäftigungsverhältnisses, Funktion des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin, Firmenbeschreibung, Aufgabenbeschreibung, Beurteilung der Leistungen, der Kompetenzen/Fähigkeiten und des (Sozial-)Verhaltens.“ Online-Plattformen rund um Karriere und Personalmanagement bieten einen großzügigen Fundus aus Formulierungen und Themenblöcken, die ein Zeugnis ausmachen.

Dieser formelle Rahmen kann dann mit individuellen Aufgaben und Kompetenzen befüllt werden. Die gängigen Formulierungen helfen zukünftigen Personaler*innen, den Unterschied zwischen einer Bestnote und einem Mindestanspruch zu verstehen. Hier gilt es, sich nicht nur auf die eigene Schreibkompetenz zu verlassen, sondern sich gründlich vorzubereiten und sich den geltenden Normen anzupassen.

Alternative: Referenzperson

Doch auch das schönste Zwischenzeugnis gerät unter Umständen in Vergessenheit, wird nicht unterschrieben oder zu spät beantragt. Laut Claudia Heser kommt es häufiger vor, dass ein Zwischenzeugnis fehlt. Dieses Manko ließe sich jedoch auffangen: „Wenn das Verhältnis gut ist, kann man Vorgesetzte oder Kolleginnen und Kollegen als Referenzen angeben. In anderen Fällen vielleicht Partner, mit denen man zusammengearbeitet hat. Wichtig ist in jedem Fall, die aktuellen Aufgaben und erworbenen Kompetenzen in den CV aufzunehmen.“ Oftmals gäbe es auch Feedback- oder Mitarbeitergespräche, manchmal Jahresgespräche, die dokumentiert würden.

Üblicherweise würden hier Leistung oder Zielerreichung und auch die Kompetenzentwicklung bewertet. Falls keine Bewertung vorläge, könne man immer Feedback einfordern und nach dem Gespräch in einer Mail an den oder die Vorgesetzte*n zusammenfassen. Ob Zwischenzeugnis, Feedback oder Jahresgespräch: Die aktuelle Beurteilung ist ein nützlicher Karrierebaustein in Zeiten von Umbruch und Veränderung.

• Der Artikel ist im WILA Arbeitsmarkt erschienen. Neben einem redaktionellen Teil bietet das Abo-Produkt hunderte ausgewählte aktuelle Stellen – handverlesen speziell für Akademiker*innen mit einem generalistischen Studienhintergrund.
• Die Abonnentinnen und Abonnenten erhalten durch den redaktionellen Teil und die Stellen-Datenbank einen breiten und dennoch konkreten Überblick über derzeitige Entwicklungen in Berufsfeldern und Branchen, können sich anhand der ausgewählten Jobs beruflich orientieren und bleiben so bei der Jobsuche am Ball. Unsere Erfahrung: Viele Abonnent*innen stoßen auf Tätigkeiten, die sie gar nicht auf dem Schirm hatten.